PDCAサイクルとは?まずは基本から学んでみる

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基本から学ぶPDCAサイクルとは

【目次】
PDCAサイクルとは
PDCAの例を見てみよう
効果的なPDCAとは?
PDCAのポイント2つ
まとめ

 

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、PLAN(計画)→DO(実行)→CHECK(評価)→ACTION(改善)を繰り返して行うことで一つの目標や業務に対しての「管理」や「改善」を行うためのフレームワークです。

pdcaサイクル

※PLAN、DO、CHECK、ACTIONの頭文字をとって、PDCAと呼ばれています。

 

フレームワークと言われてもピンとこないかもしれないので、まずはPDCAの各中身「PLAN(計画)、DO(実行)、CHECK(評価)、ACTION(改善)」をかみ砕いてみましょう。

 

PLAN(計画)

目標設定をして、目標を達成するためにすべきことを計画することです。

ここがなければ何も始まりません!

その目標を達成するための行動計画も作成します。

 

DO(実行)

「PLAN(計画)」でたてた計画を実行することです。

まずはたてた計画を実行することが何より大切です!

 

ここで「やっぱりこっちの方が・・・」「忙しいしできないなぁ」なんて言っていると、せっかくたてた計画が進ことはありません。

目標達成のためにたてた計画が、目標達成に向けてそもそも合っているのか?そもそも合っていなのか?といったことを明確にするためにもまずは実行することが大切です。

 

CHECK(評価)

「DO(実行)」で実施した結果を検証します。

 

計画を実行した結果、うまくいった点や問題点、課題が必ずでてきます。失敗した部分は何故上手くいかなかったのか、成功した部分には何故上手くいったのかをここで分析します。

「DO(実行)」でも書いたように、計画を実行した結果、うまくいかなかったとしても良いのです!この計画だとうまくいかないということが分かったと考えるようにしましょう。

 

また、「CHECK(評価)」での一番のポイントは、数字で明確にすることです。

なぜ数字で明確にするかというと、次の「ACTION(改善)」にもつながるのですが、数字で明確にしておかないと、正しい判断ができず正しい改善ができないからです。

人の感覚はけっこー曖昧なものです。電話した回数、走った距離、話した時間など、記憶という感覚に頼るのではなく、正しい数字を明確にするよう心がけましょう。

 

ACTION(改善)

「CHECK(評価)」で出てきた検証結果をもとに、次への改善を検討します。

ACTION(改善)では、改善案を作成するところまでの活動となります。

 

ACTION(改善)で作成した改善案をもとに、次にすべき計画をたてます。

そうすることでACTION(改善)からPLAN(計画)へとつながり、この一連の流れをクルクルまわしていくことがPDCAサイクルと言われています。

 

PDCAの例を見てみよう

pdcaの例

PLAN: 目的達成のために計画をたてます。

例えば、「1日5km走る」「週2回ジムへ行き腹筋を30回する」のように、具体的な数字を設定します。

 

DO: 計画に沿ったメニューを実行します。

あとで正しく検証できるように、毎日どれだけ走ったのか?週2回ジムに行けたのか?腹筋30回できたのか?をメモしておきます。

 

CHECK: 一年で12㎏痩せられるように定期的に体重を計ります。

例えば、今回の場合は1ヶ月で1kgずつ痩せられていれば目標を達成できるので、毎月1㎏ずつ痩せられているか確認する。

正確な数値を把握するため、ここでも必ずメモしておきます。

 

ACTION: 体重の減り具合から理由を考え、改善策をつくります。

例えば、1日5km走れなかったのであれば、1日3㎞にしてみる。その代わり、週3回ジムへ行く。のように改善策を作ります。

改善策を作った後は、いつまでに何をするか?を明確にするため計画を立て直します。

 

このように、意外と生活の中でも「PDCA」を繰り返しています。

 

PDCAサイクルも、PLANの中身やCHECKの回数、ACTIONの精度を上げることにより、今後の活動の質が上がって成果がでやすくなっていきます。

 

効果的なPDCAとは?

1.効果的な「PLAN」(計画)
2.確実に「DO」(行動)
3.客観的な「CHECK」(検証)の仕方
4.適切に「ACTION」(改善)する方法

 

効果的なPDCAとは

 

1.効果的な「PLAN」(計画)

目標を立てて、行動するための計画はPDCAサイクルの中でも、「起点」になる最も重要な部分です。

 

目標達成するためにも、正しく「目標」を立てて、それを具体的な「計画」に落とし込む必要があります。

 

「PDCAサイクル」をうまく回すことができないとしたら、もしかしたら、そもそもの「目標」「計画」自体に問題がある可能性があります。

それくらい重要な部分だと認識しましょう。

 

例えば、すぐに達成できる「簡単な目標」ばかり設定してしまうと、毎回、小さな成果に満足して、サイクルを回すこともなく終了してしまいます。

逆に非現実的で高すぎる目標だと、途中でやる気を失って諦めてしまうこともあり得ます。

 

目標も計画もそうなのですが、「どういう状態になった」ら、達成したと言えるかの?

これをハッキリさせておく必要があります。

 

目標も「お客様満足度アップ」のような、どんな状態なのかをハッキリと言えない目標ではダメです。

お客様満足度とかも、「今月、100名のお客様にアンケートに答えていただき、その中の80名以上に満足度5段階中4以上の評価をいただく」状態、のような目標設定が必要です。

 

計画を立てる際も同じです。

「いつまで」に、「何を」して、「どうなっているか」を決めることです。

 

「どうなっているか」は、後からチェックできるように、訪問件数、電話件数、アンケート実施件数など、「測定可能な数値」でなければいけません。

目標や計画を立てる時に起こしやすいミスは、「測定できない目標を設定してしまう」ことです。

 

先ほどのお客様満足度を目標とした場合、例えば、
・スタッフの接客教育を毎朝30分徹底して行う
・お客様を1分以上待たせない

などです。

 

数字の目標があるとやることも明確になるうえ、PDCAサイクルのCHECKをする時も正しい現状把握をすることができるようになります。

 

PDCAサイクルの最初となるPLANの作り方について、目標でも計画でも「どういう状態になった」ら達成したと言えるか?」を意識してみてください。

 

2.確実に「DO」(行動)

とくかくやる!とにかく行動する!を意識してみてください。

 

立てた計画を100%やり切るために、「有言実行」を習慣化しましょう。

 

多くの人は、なかなか、計画通りに実行することができません。

それは、色んな「想定外」のことを言い訳にしては途中で手を抜いてしまうからです。

「時間ができたらやろう」、「落ち着いたらやろう」では、一生やることはできません。

 

人によっては、100点の計画を作って、100点でやり切ろうとする人がいますが、一つポイントとして、「質」より「量」を重視してみてください。

 

80%の計画でも80点の行動結果でもまずは行動に移すことが大切です。

100点を追い求めてた結果、いつまでたっても計画が進まないといったケースをよく見てきました。

 

まずは少しでもPDCAサイクルをまわすことを意識しましょう。

 

3.客観的な「CHECK」(検証)の仕方

まずは期日を決めて検証を行いましょう。

 

計画が100%終わっている状態で検証を行うことが好ましいですが、予定していた計画が終わっていないということは、計画のスケジュール自体に問題があるかもしれないのでそれも含め検証した方がよいです。

 

検証は客観的に行う必要があります。

主観的、感情的な要素が入ってしまうと事実とは違った解釈をしてしまい、正しい改善ができなくなるからです。

 

感情が入らないようにするためにも見るべき点は、契約件数、客単価といった明確な数字のみに着目するようにします。

明確な数字が決まると、その事実は揺るぎようがないため、人の主観や感情が入る余地がなくなります。

 

出てきた数字から、望ましくない結果だった場合は「そもそもの計画がどうだったのか?」、「原因」「問題点」を深堀し、明確にしていきます。

反対に、好ましい結果だった場合にも、「なぜ達成できたのか」「もっと行動回数を増やすべきかどうか」など深堀し、明確にしていきます。

 

検証で大事なのは「事実に従うことです」

主観的、感情的を入れないよう意識しましょう。

 

4.適切に「ACTION」(改善)する方法

正しく検証ができていれば、改善は適切にできるはずです。

 

PDCAサイクルはサイクルというだけあって、ぐるぐる回っていくものです。

改善の後に次の計画へとつながるため、次の計画でも具体的に「なに」を「いつまで」に「どうなっているか」を明確にする必要があります。

そのため、現実的な改善案を提示するようにします。

 

改善案が出ない。という人がもしいた場合におすすめしたいことが2つあります。

1つ目が、周りの人に相談することです。

もしかしたらあなたが今まで経験したことが無い検証結果が出ることがあるかもしれません。

そういう場合には、すでに経験している人、または改善案を提示できそうな人に相談することをおすすめします。

 

2つ目が、検証内容が本当に間違っていないか再度確認することです。

検証が正しくできていれば、改善案をたてるのはそんなに難しくないはずです。

それでも改善案に困ると言うことは、検証内容が間違っている可能性があるため、再度検証することをおすすめします。

 

そして、改善案ができたなら2回目のPLAN(計画)へ移りましょう。

PDCAサイクルはPDCAをくるくる回すことで制度を上げ、目標を達成するためのツールなので、何度もPDCAサイクルを回しましょう。

 

PDCAのポイント2つ

PDCAのポイント

1度だけPDCAサイクルを回しても効果は出ない

PDCAサイクルは1度回したのでは効果は出ません。

何度も繰り返しおこなうことで徐々に「業務の改善」が行われていき効果が出てきます。

日々の積み重ねが最終的に大きな成果につながっていきます。

 

悪かったことだけでなく、良かったことにも目を向ける。

PDCAサイクルでは悪かったことばかりが気になりますが、PDCAサイクルは改善するための手段です。

成功要因も大きなポイントになってきます。悪いところは改善し、良かったところは取り入れるようにしましょう。

 

まとめ

PDCAサイクルは簡単なようで奥深く難しいです。

計画を作ったら終わりではなく、あくまで目標を達成しないと意味がないため、実行し続けたり、検証・改善し続けることが大切です。

 

どんなビジネスマンも基礎の積み重ねが重要で、PDCAサイクルもビジネスの基本となる考え方の一つです。

自分のPDCAサイクルがどうだったか?できていたのか?この機会に振り返ってみてはいかがでしょうか。

 

 

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